Field Cast活動記録 (4)オファー、シフトの承諾など

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オリンピックのエンブレムが掲示された東京都庁第一本庁舎 撮影日:2020年3月15日

2020年3月・12月にField Castとして活動する役割や活動場所を通知するオファーが、2021年4月に活動のシフトが配信されました。これらの概要と、承諾する際の流れを中心にご紹介します。

概要

オファー

Field Castへの応募時に選択した希望する活動分野や活動場所を元に、活動する役割や場所を照らし合わせるマッチングが行われました。マッチングが成立した場合には、その結果を元に役割や活動場所、活動内容をField Castに通知する「オファー」が配信されました。オファーを期限までに承諾することにより、Field Castとして活動することが出来るようになります。
なおオリンピック、パラリンピックの両方で活動する場合は、それぞれに対して承諾する必要があります。オファーは2020年3月に通知されましたが、その後大会の延期に伴い計画が見直されたため、2020年12月に改めて通知されました。

役割・FA

オファーには、活動する際の役割とFAが記載されました。FAは「Functional Area(ファンクショナルエリア)」の略で、活動の内容ごとに52のFAが設置されました。この中には、Field Castが活動しないFAもあります。
アクレディテーションカードには役割、FAが英語と日本語で表記される他、FAはアルファベット3文字の略語で呼ばれることもあります。

活動場所

Field Castの活動場所は、競技会場や選手村だけではありません。空港や練習会場、ユニフォームなどを配布するUACなど、Field Castは様々な場所で活動します。このため、マイページ上には活動場所の住所が掲載されました。

活動内容

オファーに記載された役割に対応する、応募時に選択可能な活動分野が記載されました。

テストイベント

テストイベントは東京オリンピックパラリンピックの開催に当たり、競技や大会の運営の経験を蓄積することを目的として、2018年9月~2021年7月にかけて開催されました。組織委員会が主催するものと競技団体が主催するものがあり、このうち組織委員会が主催するテストイベントには「READY STEADY TOKYO」という名称が付けられました。

応募時にテストイベントでの活動を希望した場合、テストイベントでの活動のオファーが通知される場合がありました。このオファーでは、活動する大会と日程、会場、役割が通知されます。役割によってはテストイベントの開催日より前に活動が始まる場合や、活動前に別途事前説明会が実施される場合もあります。
なおテストイベントでの会場や役割は大会期間中も同一とは限らず、参加の有無がマッチングに影響することもありません。

シフト

2021年4月より、マイぺージ上で順次シフトが公開されました。オファーで承諾した役割、場所でのシフトとなっており、活動出来ない日を除いて承諾することが出来ます。オファーと同様、オリンピック、パラリンピックの両方で活動する場合は、それぞれに対して承諾する必要があります。
シフトを承諾後、ユニフォームなどの受け取りが可能になります。

シフトの微調整

マイページ上で可能なのは「活動が出来ない日のシフトを除く」のみのため、「活動が出来る時間帯に変更する」「空いている日に変更する」「活動日を追加する」ことは出来ません。但し承諾後に各役割や会場の担当者とメールで調整を行う機会があるため、その際に活動日や時間帯の変更などが可能になります。
この場合マイページ上には反映されず、最終的なシフトは担当者からメールで配信されました。

複数の役割・場所で活動する場合

複数の役割、場所で活動する場合は、全てのシフトが公開されてから承諾することが出来ます。この場合、少なくともそれぞれ1日は承諾する必要があります。

海外在住の外国籍Field Castの活動見送り

海外在住で外国籍のField Cast(約2,300人)に関しては、専門性が必要な一部を除き、2021年3月22日に活動の見送りが発表されました。該当する場合はシステム上の手続きとして、マイページ上で活動を辞退する必要がありました。

承諾の流れ

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国立競技場と国立競技場駅 撮影日:2020年11月20日

オファー

オファーが通知されると、運営事務局からメールが配信されました。記載のURLからログインし、マイページにアクセスします。
「マイステータス」から、通知された役割と活動場所、FA、活動内容を確認することが出来ます。確認後に「オファー承諾/辞退」、「オファーを承諾する」をクリックすることにより、オファーの承諾が完了します。

今回通知されたオファーは以下の通りで、どちらも承諾しました。

テストイベント

テストイベントのオファーが通知されると、運営事務局からメールが配信されました。承諾方法は前述のオファーと同様です。

今回通知されたオファーは以下の通りで、2019年11月に通知されました。この期間中は予備校の冬期講習と一部が被っていたため、辞退することとなりました。辞退する場合は「オファー承諾/辞退」をクリック後、「オファーを辞退する」をクリックします。

ちなみにフェンシングは、女子フルーレ団体競技が開催される2021年7月29日に観客として観戦する予定でした。しかし残念ながら無観客開催となったため会場での観戦は叶わず、自宅からオンラインでの観戦となりました。

シフト

シフトがマイページ上で公開されると、運営事務局からメールが配信されました。記載のURLからログインし、マイページにアクセスします。

シフト表の確認

マイページ内の「マイステータス」から、シフト表をPDF形式でダウンロードします。ここには活動日と時間帯、役割、会場が記載されており、これを基にして承諾を行います。

活動出来ない日を除く

マイページ内の「マイカレンダー」で活動日のカレンダーを表示すると、活動する時間帯、役割、会場が黄地で表示されています。「この日程を除く」をクリックして、活動が出来ない日のシフトを除きます。
なお除くことが出来る上限は最大11日までで、少なくとも1日は承諾する(残しておく)必要があります。また、連続で活動出来るのは最大で5日間までです。

シフトの承諾

「マイステータス」に戻って「活動日時の承諾」をクリックすると、シフトの承諾が完了します。承諾したシフトは「マイカレンダー」か、「マイステータス」からダウンロード出来るPDFファイルで確認することが出来ます。

参考文献

更新履歴

  • 2021/12/27 投稿